Inschrijving bij de gemeente: een cruciale stap in het relocatieproces van uw medewerker

Bij de overplaatsing van internationale werknemers naar België is de inschrijving bij de plaatselijke gemeente (gemeentehuis) een van de belangrijkste administratieve stappen. Deze procedure is essentieel voor iedereen die langer dan drie maanden in België verblijft en is vereist om een Belgische verblijfskaart te verkrijgen.

Bij Relocation Belgium begeleiden wij uw medewerkers bij elke stap van dit proces, zodat alles volgens de regels verloopt en u zich geen zorgen hoeft te maken. Zo werkt het:

Stap 1: Inschrijving bij het gemeentehuis

De eerste stap is de aanmelding bij de gemeente waar uw medewerker woont. Afhankelijk van de gemeente kan dit digitaal of persoonlijk gebeuren. Wij zorgen voor de afstemming met de lokale autoriteiten en begeleiden uw medewerker indien nodig naar de afspraak.

Werknemers van buiten de EU (met uitzondering van houders van een Blauwe Kaart) moeten, voordat ze aan het werk gaan, een document volgens „Bijlage 49“ ophalen.

Wij zorgen ervoor dat alle benodigde documenten correct worden opgesteld en ingediend.

Stap 2: Politieonderzoek

Na de registratie komt een lokale politieagent bij de werknemer thuis langs om te controleren of hij of zij daadwerkelijk op het opgegeven adres woont. Deze bezoeken vinden onaangekondigd plaats en vinden doorgaans na 18.00 uur of op zaterdag plaats.

Als de bewoner niet thuis is, komen ze op een ander moment terug of laten ze een briefje achter in de brievenbus.

We houden het proces in de gaten en nemen contact op als het bezoek vertraging oploopt.

Stap 3: De verblijfskaart aanvragen

Zodra de politiecontrole is afgerond, kan de werknemer zijn Belgische verblijfskaart aanvragen. Hij moet de originele documenten meenemen, waaronder:

Voor alle sollicitanten:

• Geldig paspoort
• Pasfoto’s (volgens internationale normen)
• € 20–€ 30 per persoon (verschilt per gemeente)

Aanvullende documenten:

• Werknemers van buiten de EU: visum D en gecombineerde vergunning/gastovereenkomst. Voor hulp en advies hierover kunt u contact opnemen met Relocation Belgium Immigration Services.
• Partners: Huwelijksakte (officieel vertaald en voorzien van een apostille, niet ouder dan 6 maanden)
• Kinderen: Geboorteakte (officieel vertaald en voorzien van een apostille, niet ouder dan 6 maanden)

Wij bieden gedetailleerde informatie over de vereisten voor vertalingen en apostilles, afhankelijk van het land van herkomst.

‍

Stap 4: De verblijfskaart ontvangen

Twee tot drie weken na het indienen van de aanvraag ontvangt de werknemer per post een envelop met daarin twee codes. Deze codes zijn nodig om de verblijfskaart bij de gemeente op te halen.

Wij zorgen ervoor dat uw medewerker het proces en de tijdschema’s begrijpt, en staan in elke fase klaar om ondersteuning te bieden.

Waarom dit belangrijk is voor HR

Een correcte registratie is niet alleen een wettelijke verplichting, maar vormt ook de basis voor toegang tot gezondheidszorg, het openen van een bankrekening en integratie in de Belgische samenleving. Door samen te werken met Relocation Belgium zorgt u ervoor dat uw medewerkers de nodige ondersteuning krijgen, aan alle voorschriften voldoen en klaar zijn om zich in hun nieuwe omgeving te ontplooien.

Lees meer over onze complete relocatiebegeleiding.